認定又は特例認定(以下「認定等」といいます)の手続が円滑に進められるよう、各所轄庁において申請に関する相談等を行っている場合もありますので、まずは所轄庁となっている各都道府県又は指定都市にご相談ください。

事前相談は任意の手続ですが、認定等の申請を行う皆様と各所轄庁の双方が、認定基準等についての理解を共有するためのものであり、この事前相談を行うことにより、認定等の申請を行う皆様にとっては、申請時に必要な資料作成事務を効率的に行うことができ、また、各所轄庁における申請後の審査の円滑化・迅速化の効果が期待できるため、事前相談を積極的にご活用されることをお勧めします。

なお、事前相談は、原則として予約制としておりますので、相談を希望される方は、所轄庁に事前に電話で相談の日時等を予約ください。(所轄庁一覧を参照)

認定又は特例認定を受けるためには、申請書を提出した日を含む事業年度の初日において、その設立の日以後１年を超える期間が経過していることが基準とされています(法45【1】八、59【1】一)。

したがって、申請書を提出する事業年度の初日が、設立の日から１年を超える期間が経過していれば、認定又は特例認定の申請をすることができます。

例えば、事業年度の期間が１年である法人について、その設立初年度が１年に満たない期間となっている場合には、事業年度の期間が１年である第２期が終了し、設立後の第１期及び第２期の事業年度報告書等を作成し、所轄庁に提出していれば、設立の日以後１年を超える期間が経過していることになりますので、認定又は特例認定の申請をすることができます。

特例認定は、申請書を提出した日の前日において、その設立の日から５年を経過しないNPO法人であることが基準の１つとなっています(法59【1】二)。

NPO法人から認定等の申請書が提出されると、所轄庁の職員が当該申請書の内容等を確認するために申請法人に臨場し、実態確認を行う場合があります。
実態確認においては、認定基準等の適合性や申請書類の記載内容を確認するための参考資料として、以下のような書類の提示(又は提出)をお願いする可能性があります。

確認させていただく書類の例(参考)
確認する主な認定基準

1. NPO法人の事業活動内容がわかる資料(パンフレット、会報誌、マスコミで紹介されている記事、事業所一覧など)
   パブリック・サポート・テストに関する基準
   活動の対象に関する基準
   事業活動に関する基準
   不正行為等に関する基準
2. NPO法人の職員一覧、給与台帳
   運営組織及び経理に関する基準
   事業活動に関する基準
   不正行為等に関する基準
3. 総勘定元帳など作成している帳簿や取引記録(会計について公認会計士又は監査法人の監査を受けている場合の「監査証明書」を含みます)
   パブリック・サポート・テストに関する基準
   活動の対象に関する基準
   運営組織及び経理に関する基準
   事業活動に関する基準
   不正行為等に関する基準
4. 申請書に記載された数字の計算根拠となる資料（事業費と管理費の区分基準、役員の総数に占める一定のグループの人数割合など）
   パブリック・サポート・テストに関する基準
   活動の対象に関する基準
   運営組織及び経理に関する基準
   事業活動に関する基準
5. 事業費の内容がわかる資料(事業活動の対象、イベント等の実績(開催回数、募集内容等)、支出先など)
   活動の対象に関する基準
   運営組織及び経理に関する基準
   事業活動に関する基準
6. 寄附金・会費の内容がわかる資料(現物寄附の評価額、寄附金・会費に係る特典など)
   パブリック・サポート・テストに関する基準
   活動の対象に関する基準
   事業活動に関する基準
7. 絶対値基準(寄附金額の合計額が年3,000円以上の者の人数が年平均100人以上)の算出方法がわかる資料
   パブリック・サポート・テストに関する基準
8. 条例により個別に指定を受けていることがわかる資料
   パブリック・サポート・テストに関する基準
9. 助成金・補助金を受けている場合、その募集要項、申請書及び報告書等
   パブリック・サポート・テストに関する基準
10. 閲覧に関する細則(社内規則)
    情報公開に関する基準
11. NPO法人が特定の第三者を通じて活動を行っている場合、特定の第三者の活動内容及びNPO法人と特定の第三者との関係がわかる資料
    活動の対象に関する基準
    事業活動に関する基準
    不正行為等に関する基準

(注)　上記は、確認させていただく資料の一例であり、認定審査等の過程において、必要に応じて、これら以外の資料を確認させていただく場合があります。また、これらの資料は、事前相談の際にも確認させていただく場合があります。

所轄庁は、認定等をしたときはその旨を、認定等をしないことを決定したときはその旨及びその理由を、認定等の申請を行ったNPO法人に対して速やかに書面により通知しなければならないこととされています(法49【1】、法62)。

また、所轄庁は、認定又は特例認定をしたときは、インターネットその他の適切な方法により、次の事項を公示しなければならないこととなっています(法49【2】、62)。

(1) 当該認定NPO法人等の名称
(2) 代表者の氏名
(3) 主たる事務所及びその他の事務所の所在地
(4) 当該認定の有効期間
(5) その他都道府県又は指定都市の条例で定める事項

なお、有効期間の満了等により認定又は特例認定の効力を失った場合には、所轄庁からNPO法人に対する通知はされませんが、所轄庁は、インターネットの利用その他の適切な方法により、その旨を公示しなければならないこととされています(法57【2】、62)

認定の有効期間は、所轄庁による認定の日から起算して５年となっており、認定の有効期間の満了後、引き続き認定NPO法人として活動を行おうとする認定NPO法人は、有効期間の満了の日の６月前から３月前までの間に、所轄庁の条例で定めるところにより、有効期間の更新の申請書を提出し、有効期間の更新を受けることができます(法51【2】【3】【5】)。

また、特例認定の有効期間は所轄庁による特例認定の日から起算して３年となり、特例認定の有効期間が経過したときは、特例認定は失効します(更新はできません)ので、特例認定の有効期間中又は有効期間経過後に認定NPO法人として認定を受けたい場合は、認定の申請を行う必要があります。なお、特例認定NPO法人が、認定NPO法人として認定を受けたときは、特例認定の効力を失います(法61四)。

なお、認定の有効期間の更新の申請があった場合において、従前の認定期間の満了の日までに当該更新申請に対する処分がされないときは、従前の認定は、従前の認定の有効期間の満了後も処分がなされるまでの間は、なお効力を有することとなります(法51【4】)。

認定等の取消しを受けた場合は欠格事由に該当することとなりますが、認定等の取消しの日から５年を経過した法人は認定の申請を行うことができます(法47二)。

なお、認定等を受けたことがある法人は特例認定を受けることができないため、再度特例認定の申請を行うことはできません(法59三)。

法令上、相対値基準又は絶対値基準による申請の場合、実績判定期間内の日を含む各事業年度の寄附者名簿については、初回の認定申請書に添付しなければならないこととされているため、寄附者名簿を作成していなければ認定基準を満たさないこととなります(法44【2】一)。

また、認定又は特例認定後においても、毎事業年度初めの三月以内に、条例で定めるところにより、前事業年度の寄附者名簿を作成し、その作成の日から起算して５年間(特例認定の場合は３年間)その事務所に備え置く必要があります(法54【2】、62)。

したがって、認定、特例認定を受けることをお考えの方は、寄附者名簿を確実に作成・保管しておく必要があります。

寄附者名簿には、原則として、寄附者全員の「氏名(法人・団体にあっては、その名称)及び住所並びにその寄附金の額及び受け入れた年月日」を記載する必要があります。

ただし、匿名で行われた寄附や1,000円に満たない少額の寄附については、例えば、「匿名寄附　○口　計○○○○円」、「少額寄附　○口　計○○○○円」というように省略して記載しても差し支えありません。

具体的な期限の定めはありませんが、現時点において予定されている事業について記載することが求められます。

期限の目安としては、認定の有効期間(認定の日から５年間)内の事業として予定されている事業について記載していただくことになります。